【決定版】サークルの運営方法はこれだ!

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こんにちは!ライターの陽太郎です。

サークルの運営って何したらいいの?

引継ぎほぼなかったんだけど、どうしたらいいかわからない・・。

そんなあなたのためにサークルの運営方法まとめを書きました!

こんな人に読んでほしい

・サークルの代表、幹部さん

・サークルを設立したい人

・サークル運営がうまく行かない人

・サーベルタイガーさん

この記事の信頼性

課外活動、ボランティア歴8年。

分野は教育や地方創生、国際協力、青年育成など多岐にわたる。

2018年、2000人規模の団体の代表を1年間務め、アジア・アフリカの小学校に30万食以上の給食を送った。

2020年には学外で自主ゼミを設立、運営。

月間100人ペースの参加者を実現している。

幹部ミーティング

 サークルの運営、これミーティングに始まりミーティングに終わる。代表と役職(居るなら監査も)でミーティングをしましょう。

 ミーティングは意思決定の場です。サークルという大きな集団の脳みそと言える場所でしょう。脳内ポイズンベリー。

 このミーティングが活動の基本となります。決定、考案、企画、反省などを行うので週一開催がいいでしょう。

活動日、場所の決定

 最初に決めるべきは活動日と場所です。大学生はとにかく予定の合わない生き物です。バイト、別のサークル、授業などみんな個人のスケジュールを持っています。サークルの活動日は定期にし、全員に参加してほしいイベントなどは年間スケジュールとして何ヶ月も前から決めておきましょう。

一回一回日程調整をしていては活動がままなりません。

毎週水曜日、18時〜20時。3011教室。

 可能なら、全員授業がないタイミングがいいです。授業とかぶるとその学期は活動に参加できなくなってしまいます。

コンセプト、スローガン決め

 活動日が決まり最初に決めるもことは方針です。このサークルが何を大切にし、どこへ向かうのか。具体的なゴールよりも先にコンセプトを決めましょう。

コンセプトは簡潔な紹介、スローガンは合言葉です。

僕は勉強会を定期開催していた時

コンセプト:学べるシェア会

スローガン:知れば知るほど、知らないことが増えてゆく

 限定しすぎると後々首を閉めることになるので、ある程度自由度の高いものにしておきましょう。

活動内容決め

 方針が決まったらいよいよ活動内容決めです。活動内容は昨年以前のものを惰性で踏襲するのではなく、ゼロベースで考えて決めしょう。

活動内容を決める際には

・何人必要か

・どのくらい時間がかかるか

・楽しいか

を考慮しましょう。

規模が大きくなればなるほど、人数が増えれば増えるほど、全員のやりたいことを叶えるのは難しくなってきます。ここから代表の仕事。

決まった活動内容の価値や得られるものを、言語化しましょう。

そして伝えましょう。

この活動をすることでどんな価値が生まれて、何が学べるかを伝えると、やりたくないと思っていたことも輝きを放って見えてきます。

全体のモチベにも大きく関わることです。

今年は芋掘りと運動会をやることになりました。

芋掘りだと地域との連携方法や栽培知識が学べるね。国際コースの人は途上国支援で活かせるかも。人とのコミュニケーション技術も必要だね。みんなで身につけていこう。

運動会は去年もやったけど、とにかく楽しむことを忘れないで。誰1人「ただ大変だった」なんて人を出さないようにしよう。エンタメを作る経験なんてきっと稀有だ。どうやったら僕らが、みんなが楽しめるかを考えるところに学びがある。商品開発とかメディア系目指している子は積極的に運営に入ってね。

ん〜〜〜〜〜!いい代表!

役職決め、チーム分け

 さあ、活動が決まったらチーム分けです。20年そこらの人生で自分に適した役割など見つかるはずもありません。コミット率で考えましょう。

 例えば、企画など際限なく時間が必要なものにあまり時間の取れないメンバーを入れるとギクシャクします。本人の希望があれば別ですが事前に時間がかかるということは伝えておきましょう。

 ここでも代表の言語化能力が試されます。その役職やチームに内在する価値を言語化してあげることで、希望ではないチームに入ったメンバーも満足して前向きに活動に挑むことができます。

 チームは活動ごと、フェーズごとなど様々な分け方があります。活動ごとの班が一番わかりやすいですね。

 まれに意思決定、デザイン、実行、広報などのフェーズで分けて全員でひとつの活動を行うサークルもありますが、これには結構技術が必要です。

役割分担はコミット率を考慮しよう!

活動計画

 最後に活動計画です。活動終了から逆算して考えましょう。

12月にイベント打つから、11月に調整/リハ、10月から広報、9月中には内容決定だね。

 小さなゴールを決めることが大切です。あまりにもギチギチに決めてしまうと、微調整が効かなくなるので注意が必要です。大まかな流れを決めましょう。

 決まった計画は模造紙にでも書いていつでも見える場所に貼っておきましょう。メンバーが意識することがモチベの維持にも繋がります。

活動開始!

 そしていよいよ活動開始!予想外のこと、納得いかないこと、うまく行かないことたくさんあると思います。でもみんなで決めたことなら大丈夫。

ひとつひとつ答えを出して進んでいってください。

みなさんの活動に幸多かれ!

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最後まで読んでくれてありがとう!

バイバイ!

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