【学生団体・サークル必見】最高のミーティングに必要な4つのこと

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こんにちは!

ライターの陽太郎です!

学生団体・サークルのミーティング、上手にできていますか??

今日はミーティングを効率の良いものにするためのポイントをまとめてみました。

こんな人に読んでほしい

・学生団体の代表、幹部さん

・学生団体を始めてみちゃいたい人

・ミーティングがうまくいかない人

この記事の信頼性

課外活動、ボランティア歴8年。

分野は教育や地方創生、国際協力、青年育成など多岐にわたる。

2018年、2000人規模の団体の代表を1年間務め、アジア・アフリカの小学校に30万食以上の給食を送った。

2020年には学外で自主ゼミを設立、運営。

月間100人ペースの参加者を実現している。

ミーティングはズバリ、意思決定です。

この意思決定の効率と精度を高めることがミーティングにとって大切になってきます。

準備する

 まずはミーティング前に準備をしましょう。準備すべきことは日時、場所決め、議題、ファシリテーター、書記、共有方法などは準備しておきましょう。

 ミーティングはせっかく時間を揃えているのです。

ひとりでできることはやってきてもらいましょう。

何より大切なのは「アイデア出し」は各自やってきてもらうことです。

全員でアイデア出しをしても悪いわけではないのですが、そもそも企画はとても時間がかかるものなのでミーティングの時間を費やすのはもったいないと思います。

ミーティングの質は準備で決まります。

なにを どこまで 決めるのか。をしっかりとイメージしておきましょう

ファシる

さて、ミーティングが始まったら司会が必要です。司会のことをファシリテーターと呼びます。略してファシリ。

 少人数のサークルや団体なら代表がやってもいいのですが、僕は代表を最終意思決定人だと考えているのでファシリは別の人がいいかもしれません。

 代表が行ってももちろんいいですが、代表と幹部の間に距離ができてしまう危険性もありますね。

 ファシリのやることは、会議を進め、整理することです。臨機応変なタイムキーピング能力や言語化能力が試されます。

「この議題20分とってあるけど話盛り上がっているから5分伸ばそうかな」

「この議題10分の予定だけど別に報告だからテキストで間に合うな」

など瞬時の調整が必要になります。

意見を吸い上げる

 ファシリに投げられた議題を練り上げてデザインするのは全員の役割です。

ここでも、ファシリの力が試されます。

まず人数。

 議題によって必要な人数は別れますが、「このイベント、どこでやる?」という議題を30人で話し合う必要はありません。

大切なのは 

時間と人数をかけるべき議題を見極め、
意見の出やすい質問を投げかける

 ことです。

グループに分かれてもいいですが、同じ議論をふたグループでやるよりも、

このイベントはこういう目的、ターゲット、スローガン、でやります。

場所はここ日時はいついつ。

Aグループはターゲットの分析と告知方法を決めてね。

Bグループはアイスブレイクを考えて。

Cグループは当日の時間配分決めてもらえる?

幹部はそれぞれの班についてね。

このようにして振った方が効率的ですね。

まとめる

最後にまとめをしましょう。

時間で言えば5分もないほどのまとめですが、これがないより大切。

メンバー全員に

「なにがどこまで決まって、なにが決まっていなくて、自分は次回までになにをしてくるのか」

を整理してあげるための時間だからです。

 例えば

今日はイベントの概要まで決まりました。
当日の服装案やメインの内容はまだ練りきらなかったので次回やりましょう。

次回までに、メイン企画の内容を考えてきてね。
一週間後の同じ時間、ここで会いましょう。

美しいまとめ。過不足なしです。

 テキストで行ってもいいですが、まとめがないとなんとなく終わってしまうのでしっかり前に出てまとめるといいでしょう。

メンバー全員に「なにがどこまで決まって、なにが決まっていなくて、自分は次回までになにをしてくるのか」を整理してあげるのです!!

はい!今日は学生団体、サークルのミーティングのやり方を書きました!

みなさんのミーティングが良いものになることを祈っています!

御武運を!

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